Dijital Arşiv Nedir Nasıl Yapılır Faydaları Nelerdir

Ekleyen Element Bilgisayar

Dijital Arşiv Nedir Nasıl Yapılır Faydaları Nelerdir

Dijital Arşiv Nedir Nasıl Yapılır Faydaları Nelerdir

Dijital arşiv her türlü dokümanlarınızı arşivleme yaparak bilgisayar ortamında saklama işidir. Dijital arşivin faydalarından ve dijital arşiv konusunda bizlere sağladığı faydalar hakkında bilinmesi gerekenleri kaleme aldık.

Dijital ortamda arşivlenecek dosyalardan söz ederken kısaca şu başlıkları ele alabiliriz. Dijital arşivlenecek dokümanlardan bazıları;

  • Faturalarınız
  • Belgeleriniz
  • Yazışmalarınız
  • Sözleşmeleriniz
  • Evraklarınız
  • Başvuru Belgeleriniz
  • Müşteri veya Personel Bilgileriniz

gibi tüm kağıt ortamındaki dokümanlarınızı tarama işleminde geçirerek bilgisayar ortamında (dijital ortam) muhafaza etmenize olanak sağlayan yazılımdır. Dijital arşivleme evraklarınızı dijitalleştirerek bilgisayar depolama birimlerinde depolanmasıdır. Bu depolamada en çok kullanılan dosya biçimlerinden birisi PDF dosyasıdır, hem az yer kaplaması ve arama sonuçlarında daha hızlı sonuca ulaşmak adına kullanılan dosya biçimidir. Dijital arşiv programları veya yazılımları genellikle dijital ortamda saklayacağınız belgeleri dönüştürdükten sonra şifreli bir şekilde depolamaktadır. Elektronik belge yönetim sistemlerinin genel amaçlarından bir tanesi de budur.

Dijital Arşivleme Faydaları

  • Kurum içi veya dışı dijital belgelerinize erişmeniz anlık olarak web tabanlı doküman yönetim sistemi programlarından sağlanabilmektedir.
  • Dijital verilerinizi yetkilendirme çerçevesinde depolandığı için izinsiz kimsenin kullanmasına imkan verilmez. Ayrıca evraklarınıza yetki dahili dışından silinme veya kaybolma riski ortadan kalkmış olacaktır.
  • Evraklarınızın daha çok fiziksel olarak depo alanına ihtiyaç duymasından kaynaklanan yer sıkıntısını gidermiş olur. Bu sayede kurum veya ofisinizin taşınma, yer değiştirme gibi durumlarda dijital arşiv bu aşamada çok kolaylık sağlayacaktır.
  • Dijital arşiv yangın, sel deprem gibi diğer olaylardan etkilenmediği için içiniz rahat olacaktır.
  • Gönderilen veya alınan bilginin online anlık olarak sağlanması işlerin daha hızlı sistematik bir şekilde yapılması sağlanmış olacaktır.

Dijital arşivleme doküman yönetim sistemi, Elektronik belge yönetim sitemi gibi yazılımlarla işletmenin üzerindeki büyük bir yükü almış oluyor.

Dijital Arşiv Döküman yönetim sistemi

Firmamızın tamamen kullanıcı dostu olarak tasarlamış olduğu web tabanlı Elektronik belge Yönetim Sistemini inceleyebilirsiniz.

Yazılımlarımız için Sunum Yada Demo Talebinde bulunun