Teknolojinin İmkanları İle Uzaktan Çalışma, Yakından Bile Daha Verimli Olabilir.

Uzaktan çalışma kavramı, pandemi ile birlikte hayatımıza girdi ve bundan sonra da pek çıkacak gibi görünmüyor. Yıllarca olmaz öyle şey diye düşündüğümüz çalışma modelleri artık birçok işletme için çok da zor görünmüyor. Gerektiğinde tüm personelin, gerektiğinde bir kısım personelin evden çalışabilmesi için her geçen gün organizasyon yapımızı geliştiriyor ve bu sürece uyumlu hale getiriyoruz. Öngörmek lazım ki, değişime ayak uyduramayan işletmeler, değişime ayak uydurabilen, gerekli çevikliği gösterebilen işletmeler karşısında her geçen gün dezavantajlı hale gelecekler. Birde değişime ayak uydurmanın ötesinde, bu süreçte yapısını daha da güçlendiren, teknoloji ile birlikte kazanımlarını artıran işletmeler de var ki, şüphesiz yeni dönemin başarılı oyuncuları bunlar olacak.

Bu süreçte hem patronların hem de çalışanların bazı kaygıları da yok değil. İşverenler, yöneticiler, işlerin zamanında tamamlanmayacağından, kontrolsüz kalınacağından, üretkenlik ve verimlilik noktasında sıkıntı yaşanacağından kaygılı. Çalışan ise büyük resmi görmekte zorlanıyor, işletmenin bir parçası olmaktan uzaklaşıyor, hatta kendini nasıl gösterebilecek, verimli çalıştığında bu algılanabilecek mi gibi sorularla mutsuz oluyor. Evden çalışmak bir süre için personel açısından da rahat ve keyifli görünse de, ihtiyaç duyulan düzen ve disiplin sağlanmaz ise 1-2 aydan sonra çekilmez hale gelebiliyor.

Tüm problemleri ortadan kaldıracak ve hatta her iki taraf içinde, uzaktan çalışmayı eskisinden bile daha verimli hale getirebilecek tek bir yol var. Uzaktan çalışma teknolojisine sahip bir yazılım ile değişime uyum sağlamak, ve süreci sürekli geliştirilebilir hale getirmek. Bunu yakından bile yapmakta zorlandık yıllardır değil mi? Evet, çünkü bazen burnumuzun ucundakini görmek, gereken özenle bakmayınca görünmez oluyor. Oysa doğru işleyen bir sistem kurduktan sonra, ekibi yönetmek, işletmenin ve projelerin bir parçası olmak, uzaktan çalışma ile daha verimli bir işletme haline gelmek kolaylaşıyor. Tabi bu demek değil ki, kurduğunuz yazılım sadece uzaktan toplantılar yapmanızı sağlasın, video görüşmeleri ile birbirimizi görelim. Bu da olmalı, gerektiğinde birbirimizi de görebilmeliyiz ancak daha önemli görmemiz gerekenler var. Şimdi bunları maddeler halinde sıralayalım ve teknolojinin katkısı ile bu süreçten işveren ve çalışan olarak nasıl daha kazançlı çıkarız, nasıl daha iyi yönetilen, sürekli gelişim sağlayan kurumsal bir yapıya dönüşürüz sorusunun cevabını bulmaya çalışalım.

Uzaktan Çalışma Yazılım Uygulamalarında Olması Gereken Özellikler:

Olmazsa olmazlar;

1.Uygulamanın internet ortamında çalışması

2.Mobil uygulama ile erişim kolaylığı

3.Organizasyon yapısının, departman sorumlusu ve çalışanlarının doğru şekilde tasarlanması.

4.Yönetici ve çalışanların detaylı şekilde yetki ayarlarının yapılabilmesi ve herkesin sorumlu olduğu verileri görebilmesi

5.Uygulamanın gerekli güvenlik önlemleri teknolojilerini kullanıyor olması

6.Çalışanların devam,devamsızlık,ne kadar aktif oldukları, verimlilikleri, izin,talep v.s. bilgilerinin takip edilebilir olması

7.Etkinlik akışları (Facebook, İnstagram kadar kolay kullanılır şekikde şirket içi bir sosyal medya olarak düşünebilirsiniz.) ile dosya, resim, video ve metin paylaşımları, takdirler, beğeniler, anketler.

8.Yetenekli ve kullanışlı bir görev yönetimi (şablon görevler, alt görevler, göreve bağlı listeler, görev planlama, görev süresi takibi, hatırlatıcılar, bildirimler, e-mail entegrasyonları, periyodik tekrarlı görevler, takvim, gantt şemasında takip, kanban takip, iş yükü planlaması, denetleme gibi yeteneklere sahip olmalı)

9.Proje ve çalışma grupları yönetimi (Proje planlama, grup oluşturma, grup içi veya proje üyeleri ile iletişim, takvim, paylaşım, harici kulanıcılar ekleme gibi özelliklerle birlikte tüm görev yönetimi özellikleri ile entegre çalışmalı)

10.Belge takibi (Tüm belgeleri arşivleyebilecek bir altyapıya sahip olmalı, gerektiğinde proje, görev veya çalışma grubu ile ilişkili belgelere kolay ulaşılabilmeli, belge erişim hakları üst düzey kontrol edilebilir olmalı)

Satışlarınızı arttırmak için;

11.Güçlü bir CRM (İşletmelerimizin geçim kaynağı olan satış süreçlerimizi etkin bir şekilde yönetebilmek için gerekli olan potansiyel müşteriler, aday müşteriler, müşteriler, kişiler, anlaşmalar, satış tünelleri ile farklı ürün ve hizmetler için farklı süreç yapılandırmaları, faturalar, hatırlatıcılar, süreç tetikleyicileri, crm analiz raporları, pazarlama, kampanya oluşturma, farklı trafik kaynakları ile entegrasyonlar gibi özelliklere sahip olmalı)

12. Farklı kanallar ile iletişim (Web siteleri widgetları, facebook, whats up entegrasyonları, açık kanallarla iletişimler, otomatik cevaplar, canlı sohbet kanalları özelliklerine sahip olmalı)

Sürekli Gelişim için;

13. Süreç Yönetimi (İşletmenize uygun iş süreçlerini yapılandırabileceğiniz iş akış tasarım araçlarına sahip bir uygulama ile, süreçlerin tasarlanması, süreç adımlarında gerekli eylemlerin tanımlanması, uyarı, bildirim ve hatırlatıcılar, durum onaylama, görev entegrasyonu, süreçlerin izlenmesi, süreçlerde iyileştirme, dinamik olarak size özel verilerin girilebileceği formların tasarlanabilmesi gibi özelliklere sahip olmalı)

14. Entegrasyonlar (Uygulama kendi içinde tam bir entegrasyona sahip olmalı, ayrıca işletmede çalışmakta olan farklı yazılımlarla da entegre edilebilmeli, api, rest api teknolojileri kullanılıyor olmalı)

15. Açık Kaynak Kodlu (open source) yazılım avantajı ile işletmelerin kendi teknik birimleri tarafından da kolayca geliştirilebilir olmalı.

Faydalı olmak dileğiyle.