Stratejik Plan ve Performans Esaslı Bütçe Sistemleri

Farklı kurumlardaki tecrübelerimizi birleştirdik, Stratejik Plan ve Performans Bütçe' nin tüm süreçlerini entegre eden, kolayca yönetebildiğiniz uygulamamızı geliştirdik. Planlarınıza bundan sonra sadece kitapçıklarınızda olduğu kadar değil, tüm süreci yönetebilecek kadar hakim olabileceksiniz.

Stratejik Plan ve Performans Esaslı Bütçe Sistemi

Stratejik plan, kuruluşun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yolu tarif ederken Stratejik plan yazılımı da size yardımcı olacaktır. Kuruluşun amaçlarını, hedeflerini ve bunlara ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemesini gerektirir. Uzun vadeli ve geleceğe dönük bir bakış açısı taşır. Kuruluş bütçesinin stratejik planda ortaya konulan amaç ve hedefleri ifade edecek şekilde hazırlanmasına, kaynak tahsisinin önceliklere dayandırılmasına ve hesap verme sorumluluğuna rehberlik eder.

Performans Esaslı Bütçeleme Sistemi tamamen parametrik bir yapıya sahiptir. Ayrıca web tabanlı olmasıda Performans Programını mobil uygulamalarla kullanma ve istenilen yerden ulaşılma durumlarıda göz önüne alınmıştır.

Performans Esaslı Bütçe Sistemi Kuruluşun ana fonksiyonlarını, bu fonksiyonların yerine getirilmesi sonucunda gerçekleştirilecek amaç ve hedeflerini belirleyen, kaynakların bu amaç ve hedefler doğrultusunda tahsisini ve kullanılmasını sağlayan, performans ölçümü yaparak ulaşılmak istenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını değerlendiren ve sonuçları raporlayan bir bütçeleme sistemidir. Performans Esaslı Bütçeleme Sistemi ise Stratejik Plan Performans Programı ile daha izlenebilirlik sağlanmıştır.

Otomasyon Portalı

Strateji Daire başkanlıkları için oluşturduğumuz portalda, birim hakkında bilgiler, stratejik plan dökümanları, ilgili kanun ve yönetmelikler, program kullanıcı kılavuzları, destek ve iletişim bilgileri, ayrıca Performans Programı girişi bulunmaktadır.

Kullanıcı Girişi

Kullanıcılar sisteme T.C.Kimlik numaraları ve şifreleri ile girerler.
Seçilen döneme ait , faaliyet ve maliyetlerin çalıştırılma yılı ayrıca seçilmektedir.
Böylece stratejik plan içersindeki döneme, performans bütçe kapsamında ise işlem yapılan yıla erişim sağlanır.

Ana Ekran

stratejik planlama ve performans programı yazılımı

Programa giren kullanıcının yetkilerine göre oluşan 3 farklı menü seçeneği vardır. 1. Liste menü, 2.Pano menü, 3. Kullanıcı menü.
Kullanıcı sistem içersinde döneme bağlı, performans yılı değiştirebilmektedir.
Grafik raporlama sonuçları izlenebilmektedir.

Parametreler

Uygulama parametrik bir yapıya sahiptir.
Yetkili kullanıcılar tarafından belirlenir.
Kodsal müdahaleleri azaltır.
Kullanılan tanımlı seçenekleri artırmayı ve değiştirmeyi kolaylaştırır.

Kurumsal İşlemler

Analitik Bütçe Kurumsal Kodlama yapısına uygun şekilde tanımlanan teşkilat yapısı, aynı zamanda kullanıcıların birim yetkilerinin de alt yapısını oluşturur.

5. düzeye kadar ekonomik kodlama tanımlama imkanı sunar.
Kurum hazırlamış olduğu kitapçıktaki gibi tek düzeyde çalışmak zorunda değildir.
Kuruma uygun yöntem belirlenebilir ve tercih edilen detayda faaliyet maliyetlendirme işlemi yapılabilir.

Yetki ve Log İşlemleri

Belirlenen farklı roller tanımlanır.
Farklı roller için, uygun form yetkileri düzenlenebilir. (Yönetici – Strateji – Birimler vs.)
Her kullanıcı rolü için menü dinamik olarak yetkilerine bağlı oluşur.
Kullanıcının yetkisine bağlı olarak, girmiş olduğu ekranda izleme, değişiklik yapma, yeni kayıt ve silme yetkileri de sınırlandırılabilir.
Sistemde geriye dönük tüm kayıtlar, hangi kullanıcı tarafından ne zaman gerçekleştirilmiş izlenebilmektedir.

Duyuru İşlemleri

Uygulama, web tabanlı olmasının da avantajı ile bir portal mantığında kullanılabilir.
Yetkili kullanıcılar tarafından girilen duyurular, diğer kullanıcılar tarafından izlenebilmektedir.
Böylece mevzuat değişiklikleri, programsal değişiklikler, düzenlenecek etkinlikler vs. tüm kullanıcılara kolaylıkla erişim sağlanmış olur.

Diğer Parametreler

Ölçü birimleri parametrik olarak eklenebilir. (metre-litre-adet vs.)
Gösterge türleri parametriktir. (Girdi-Çıktı-Kalite-Verimlilik)
Gösterge tipleri tanımlanabilir. (Artış hedefleyen-Azalış hedefleyen-Sıfır hedefleyen)
Ölçüm periyotları tanımlanan göstergenin niteliğine göre değişebilir.
Periyot dönemlerine ait veri giriş izni yetkili kullanıcılar tarafından tarihsel aralıklar verilerek kontrol altına alınır.
Önem dereceleri tanımlanarak, raporlamada kriter olarak kullanılabilir.
Performans Başarı seviyeleri, istenilen isimlendirme ve oranlarla tanımlanabilir. Tanımlanan seviyelere göre raporlama otomatik sonuç verir. (%80-%100 gerçekleşme çok başarılı- (%0-%40 gerçekleşme Başarısız gibi)

stratejik plan programı diğer parametreler

Stratejik Amaçlar

Stratejik Amaç; idarenin belirli bir süre itibari ile misyonunu nasıl yerine getireceğini ifade eden sonuca yönelmiş orta ve uzun vadeli amaçlardır. İdarenin stratejik planında bulunan stratejik amaçları girilir.

Stratejik Hedefler

Stratejik hedef; stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya koyulan ölçülebilir, somut ve orta vadeli alt amaç da diyebileceğimiz hedeflerdir.
Her bir stratejik amaca bağlı, bir veya birden fazla stratejik hedef tanımlamaları yapılır. Bu süreçte stratejik amaçlar ve stratejik hedefler arasında bağ kurulacaktır.

performans_esasli_butceleme_sistemi_stratejik_hedefler

Performans Hedefleri

Performans hedefi; idarenin stratejik amaçları çerçevesinde, stratejik hedeflerine ulaşmak için, bir mali yılda gerçekleştirmeyi amaçladıkları performans seviyelerini gösteren sonuç odaklı hedeflerdir.
Bu süreçte performans hedeflerimizi tanımlayarak, performans hedefleri ile stratejik planda yer alan stratejik hedefler arasında bağ kurulacaktır.

stratejik_plan_programi_performans_hedefleri

Performans Göstergeleri

Performans göstergeleri; stratejik amaç ve hedefler ile performans hedeflerine ulaşmak amacıyla yürütülen faaliyetlerin sonuçlarını ölçmek, değerlendirmek ve izlemek için kullanılır.
Bu süreçte performans göstergelerini tanımlayarak, performans hedefleri ile arasında bağ kurulacaktır

performans programı performans göstergeleri

Gösterge Hedefleri

Gösterge hedefleri yıllık olarak ve birim seçilerek girilir. Böylece bu yıl göstergenin sorumluluğu A birimindeyken, gelecek yıllarda B birimine verilebilecektir.
Maximum Hedef değeri girilerek, hatalı veri girişlerinin önüne geçilir. Gösterge için seçilen sorumlu birim, ilgili göstergenin sadece o birimin ekranına düşmesini sağlar.

Performans Gösterge Hedefleri

Performans Gösterge Ölçümleri

Tanımlanan göstergenin özelliklerini görüntüleyerek, periyoda ait ölçüm girişi yapılabilir.
Göstergenin Toplamdan-Kümülatif-Ortalama hesap özelliği önemlidir ve kullanıcıya hatırlatılır.
Ölçüm değeri ile birlikte açıklama girilmesine de olanak verir. Böylece hedefe uygun girilmeyen ölçümler için açıklama izlenebilecektir.

Performans Gösterge Ölçümleri

Faaliyetler

Faaliyetler; belirli bir amaca yönelen ve başlı başına bir bütünlük oluşturan, yönetilebilir ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmetlerdir. İdarenin elindeki kaynakları tahsis edeceği iş ve hizmetleri yansıtmalıdır.
Bu süreçte faaliyetlerimizi tanımlayarak, performans hedefleri ile arasında bağ kurulacaktır.

faaliyetler

Faaliyet Birim İlişkilendirme

Tanımlanan faaliyetler, ilgili birimlerle ilişkilendirilir ve maliyet aşamasında ilgili birimin ekranına düşmesi sağlanır.

faaliyet birim ilişkilendirme

Maliyetlendirme – Personel Dağıtım Anahtarı

Her faaliyet için çalışacak personel sayıları ve Genel Yönetim Gideri olarak ayrılan personel sayısı girilir. Sistem otomatik oran dağılımını hesaplar.

Personel Dağılım Anahtarı

Maliyetlendirme – Personel Maliyetleri Oluşturma

Birim ve faaliyet seçimi yapılarak, dağıtım anahtarında hesaplanan oranlar nispetinde, analitik bütçe rakamları (Eko1:1,2) otomatik olarak çekilerek, (Eko2:1,2,3) olma durumuna göre dağıtılarak, kullanıcının onayına sunulur, onaylandığında personel maliyetleri, analitik bütçe ile entegrasyonu sağlanarak oluşmuş olacaktır.
Böylece bütçenin önemli bir bölümünün, otomatik dağıtım ile faaliyet-maliyet ilişkisi kurulmuş olur.

Personel Maaliyetlerini Oluşturma

Maliyetlendirme – Faaliyet Maliyetleri Girişi

Birim seçimi yapıldığında, seçilen birime ait daha önce ilişkilendirilmiş faaliyetler listelenir. Faaliyet seçimi yapıldığında, daha önce her hangi bir faaliyetle ilişkilendirilmeyen, genel yönetim gideri ve transfer hariç (Eko1:3,4,6,8) olan tüm analitik bütçe kayıtları listelenir. İlgili faaliyet için, kaynak olarak planlanan maliyetler seçilerek kaydedilir.

Faaliyet Maaliyetleri Girişi

Maliyetlendirme – Kalan Kaynakların Aktarımı

Personel maliyetleri aktarımında, genel yönetim aktarımı için bırakılan kaynaklar, faaliyet Maliyetleri girişinde, herhangi bir faaliyetle ilişkilendirilmeyen kaynaklar, Eko1:5,7 olan transfer edilecek kaynaklar.Tüm bu kaynakların, tek bir ekran üzerinden, doğru yerlerine aktarım önerileri hazırlanarak kullanıcıya sunulacak, onaylandığında analitik bütçe ile ilişkili olarak maliyet kayıtları oluşacaktır.

kalan kaynakların aktarmı

Harcama (Gerçekleşme) Yöntemleri

Entegre Bilgi Yönetim Sistemi Modülleri ile çalışır.
Farklı Bilgi Yönetim Sistemleri ile web servisler aracılığı ile entegre olur.
E-bütçe kullanan kurumlarda, e-bütçe iş zekası yazılımımızın özelliği ile, harcamalar excel ortamından yüklenerek, faaliyetler seçilir.
Harcamalar, istenilen ekonomik düzeyde ve istenilen tarih aralıklarında arayüz yardımı ile girilebilir.

Harcama Gerçekleşme Yöntemleri

Rapor Özellikleri

Stratejik Plan ve Performans Esaslı Bütçe Sisteminde bulunan raporlar Excel ve Pdf formatında çıktı alabilmektedir. Her birim kendi yetkisi dahilinde rapor ve veri görebilmekte, aynı rapora yetkili birim girdiğinde ise kurum düzeyinde konsolide rapor alabilmektedir. Rapor oluşturma esnasında, ihtiyaç duyulacak kriterler seçilerek rapor oluşması sağlanmaktadır.