Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Web servis altyapısı ile geliştirilmiş Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurum ve firmaların çalıştırmakta olduğu Yönetim Bilgi Sistemleri veya Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımları ile entegre edilebilecek şekilde tasarlanmıştır. Böylece, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Evrak Takibi gibi işlemleriniz kullanılmakta olduğunuz uygulamalardan da, evrak oluşumuna, dolaşım süreçlerine ve izlenebilirliğe katkı sağlaması hedeflenmiştir.

Elektronik Belge Yönetim Yazılımı

- Dijital Arşiv
- Evrak Takip Sistemi
- Dinamik Süreç Yönetimi
- Elektronik İmza
- Mobil İmza

Uygulamamızın genel amacı, Kağıtsız bir ortama zemin hazırlanmasının yanı sıra işletmenin oluşturduğu, izlediği ve sakladığı tüm dokümanları elektronik belgeye dönüştürmek, tanımlanan iş akışlarına bağlı olarak evrak takibini ve süreçlerini yönetmek, tüm belgeleri dijital arşiv içersinde güvenli şekilde saklamak ve yetkilendirme esaslı hızlı ve etkin erişimi sağlamaktır. Kağıtsız bir ortam yaratır.

Ancak firmamız için en önemli amaç ve yürütülme gerekçesi, kurum ve firmalarda çalışmakta olan çeşitli uygulamaların tamamının, diğer yönetim sistemlerinden bağımsız çalışıyor olması ve entegre edilebilir bir yazılıma olan ihtiyacın giderilmesi, aynı zamanda firmamızın Kurumsal Kalite Yönetim Sistemi hedeflerinin içersinde Elektronik Belge Yönetim Sistemi nin önemli bir adım olmasıdır. Dökümanlar dijital olarak saklanır.

Kurum ve firmaların kalite politikalarına bağlı hedefleri ve yasal mevzuatları, kapsamlı bir evrak doküman trafiği oluşturmaktadır. Bu trafiğin hatasız şekilde yönetim ve organizasyonunu sağlayacak bir sisteme ihtiyaç duyulmaktadır. Geliştireceğimiz Uygulama, tüm belge yönetimini elektronik ortama taşıyarak, erişebilirliği güvence altına alır.

Uygulama, kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektörün elektronik ortamda belge üretmesini, belgelerin sürece bağlı olarak dolaşımını, doğru koşullarda saklanmasını ve izlenebilirliğini sağlamaktadır.

Web servis altyapısı ile geliştirilmiş uygulamamız, kurum ve firmaların çalıştırmakta olduğu Yönetim Bilgi Sistemleri veya Kurumsal Kaynak Planlama Yazılımları ile entegre edilebilecek şekilde tasarlanmıştır. Böylece, kullanılmakta olan uygulamalardan da, evrak oluşumuna, dolaşım süreçlerine ve izlenebilirliğe katkı sağlaması hedeflenmiştir.

Uygulama, web servis teknolojisi ile geliştirilen, diğer uygulamalarla entegre edilebilir bir alt yapı sunar, elektronik belge yönetimini tanımlanan dinamik süreçlere bağlı olarak yönetilebilir, kurum ve firmaların yasal mevzuatlar ve kalite standardı hedeflerine katkı sağlayan, kurallara bağlı şekilde tüm evrakların dijital arşivde saklanmasını sağlayan, yetkilendirme esaslı hızlı ve etkin erişim sağlayan özelliklere sahiptir.

Uygulamamızın Amaç, Hedef ve Kazandırdıkları

1. İlgili mevzuat ve standartların ihtiyaçlarını cevap verebilmek
2. Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve farklı uygulamaların, iş akışlarını ve süreçte oluşan tüm evrak dolaşımını yönetebilmek
3. Kurumlarda veya işletmelerdeki farklı sistemleri birbiri ile entegre çalıştırabilmek
4. Pazarın ihtiyacına yönelik bütünleşik ve modüler uygulamalar sunmak
5. Tüm ERP ve Bilgi Sistemleri ile, mobil uygulamalarla entegre edilebilir bir alt yapı oluşturmak, farklı uygulamaların süreçlerini yönetebilmek, izleyebilmek
6. Benzer işlerin iki farklı uygulamada tekrarının önüne geçmek
7. İzlenebilirliğe katkı sağlamak, ilişkili bilgiye erişimi kolaylaştırmak
8. Kurumsal Kalite ve İç Kontrol çalışmalarına katkı sağlamak
9. Kurumların ve işletmelerin daha iyi yönetebilmelerine katkı sağlamak
10. Kurum ve işletmelerin kendilerine özgü süreçlerini yönetebilmelerine, süreçleri iyileştirebilmelerine yardımcı olmak
11. Yoğun doküman trafiğinin yol açtığı hataları en aza indirgemek,
12. Güvenli belge erişimi sağlamak, yetkisiz erişimlerin ortadan kaldırılması,
13. Kağıt israfını önlemek,
14. Yazışmaların standardizasyonunu sağlamak,
15. Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltmak,
16. Fiziksel yıpranma ve kaybolmaları önlemek,
17. Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf,
18. Kurum içi ve kurumlar arasında hızlı-etkili iletişim
19. Kurumsal hafızanın korunması ve geleceğe aktarımı,
20. Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesidir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Teknik Avantajları

1. Web servis teknolojisi ile geliştirilen ve entegrasyona olanak sağlayan alt yapı,
2. Dinamik süreç yapısı ile, esnek iş akışları oluşturabilme,
3. Yazılımın Dinamik Form tanımlamaya imkan vermesi,
4. Çok katmanlı veri tabanı bağlantı mimarisi ile veri tabanı bağımsızlığı sağlayacak framework,
5. Responsive tasarım mimarisi ile, bütün kullanılacak cihazlarda uyum sağlama,
6. E-imza ve Mobil İmza,
7. KEP entegrasyonu,
8. E-Yazışma entegrasyonu,
9. Web formlarla geliştirilen çeşitli uygulamalar sunmaktadır.

Yazılımımızın Diğer Yazılımlardan Yenilikçi Yönleri

Uygulamamız Elektronik Belge Yönetim Sisteminin önemli yenilikçi yönü; Firmamızın Yönetim Bilgi Sistemi modülleri ile, evrak takip, evrak dolaşım süreçleri ve arşivleme uygulamaları Uygulama kapsamında entegre edilecektir.

Böylece, İnsan Kaynakları, Stok, Muhasebe gibi modüllerde oluşan tüm evraklar, ayrıca bir işleme gerek kalmadan sürece dahil edilebilecek, saklanabilecek, sistem kayıtları ile entegre şekilde izlenebilecektir. İş akışı, diğer uygulamalar tarafından da destekleneceği ölçüde, dolaşım süreçlerini hızlandıracaktır.

Aynı zamanda bir ödeme işlemini değerlendirecek olursak, normal şartlarda Elektronik Belge Yönetim Sistemi kapsamında sadece bir ödeme yazısı görüntülenmektedir. Geliştireceğimiz Uygulama ile, ödeme yazısı evrakına bağlı, ödeme emri belgesi, taşınır işlem fişi, satın alma süreçleri ve ilk talep bilgileri de izlenebilir olacaktır.

Kendi uygulamalarımız dışında, kurum veya firmanın kullanmakta olduğu uygulamalarla da web servisler aracılığı ile entegre edilerek yukarıda bahsedilen imkanlar sağlanabilecektir.

Veri tabanı bağımsız mimarimiz sayesinde, kurum veya firmanın mevcut veri tabanı farketmeksizin, geliştirdiğimiz uygulama, ayrıca bir masrafa gerek kalmadan çalıştırılabilecektir. Bu konuda önemli bir ekonomik kazanım sağlamaktadır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi yazılımımızda firmamız tarafından oluşturulan yazılımın yenilikçi yöneleri;

1. Bulutta çalıştırabilen Web tabanlı uygulamaları
2. Tamamen Bağımsız veri tabanı framework altyapısı
3. Web api ile geliştirilen, farklı uygulamalarla entegre edilebilir dinamik süreç motoru
4. Süreç motoru ile entegre çalışabilir Doküman Yönetim Sistemi, Evrak Takibi, Evrak Takip Sistemi
5. Web api ile geliştirilen, farklı ERP ve Bilgi Sistemleri ile entegre edilebilir Doküman Yönetim Sistemi
6. Ücretsiz MongoDB altyapısı ile hızlı Full Text Search (Arama) özelliği
7. Çoklu dil desteği
8. Responsive tasarım (bütün kullanılan cihazlara uyum sağlama)
9. Mobil uygulamalarla entegre edilebilir dinamik yapı